Häufige Fragen
Die Fragen, die uns im Support am häufigsten gestellt werden – kurz beantwortet, mit der Rechtsgrundlage dahinter. Wo es ausführlicher wird, verlinken wir den passenden Beitrag.
Gesetzliche Pflichten
Brauche ich überhaupt ein Kassensystem?
Bisher nicht – eine offene Ladenkasse ist grundsätzlich zulässig. Das soll sich ändern: Ein Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vom 05.08.2026 sieht einen neuen § 146b AO vor. Danach müssten Betriebe mit einem Gesamtumsatz über 100.000 € ab dem 01.01.2028 ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden.
Drei Punkte werden dabei regelmäßig übersehen: Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG – bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa ärztliche Heilbehandlungen, zählen nicht mit. Erfasst werden müssen laut Entwurfsbegründung Bargeld und alle Kartenzahlungen; nur Überweisung und Lastschrift bleiben draußen – „wir nehmen nur Karte" befreit also nicht. Und der Entwurf nennt ausdrücklich auch Freiberufler.
Das ist ein Entwurf, kein geltendes Recht. Niemand muss heute kaufen.
→ Kassenpflicht ab 2028 im Detail
→ Was für Ärzte, Anwälte und Steuerberater gilt
Muss ich meine Kasse beim Finanzamt melden?
Ja. Seit dem 01.01.2025 sind elektronische Aufzeichnungssysteme dem Finanzamt zu melden, digital über „Mein ELSTER". Grundlage ist § 146a Abs. 4 AO.
Für Systeme, die ab dem 01.07.2025 angeschafft werden, gilt: Meldung innerhalb eines Monats nach der Anschaffung. Die einmalige Übergangsfrist für ältere Systeme ist am 31.07.2025 abgelaufen – wer sie versäumt hat, holt die Meldung nach.
Die Verantwortung liegt beim Unternehmer. Wir ziehen Ihnen die Seriennummern und die benötigten Angaben aus dem System; gemeldet wird über Ihren ELSTER-Zugang oder Ihren Steuerberater.
Muss ich jedem Gast einen Bon geben?
Zurzeit ja – die Belegausgabepflicht gilt unverändert. Derselbe Entwurf vom 05.08.2026 sieht aber vor, die papierhafte Belegausgabepflicht zum 01.01.2028 abzuschaffen und durch eine Belegbereitstellungspflicht zu ersetzen: Der Beleg muss verfügbar sein, aber nicht mehr jedem aktiv angeboten werden. Elektronisch ausgeben dürfen Sie ihn übrigens schon heute (§ 146a Abs. 2 AO).
Wichtig: Es entfällt der Ausdruck, nicht der Beleg. Jeder Geschäftsvorfall muss weiterhin aufgezeichnet und von der TSE signiert werden.
Muss ich die Arbeitszeit meiner Mitarbeiter erfassen?
Ja – und zwar schon länger, als die meisten denken.
Im Gastgewerbe und bei Minijobbern gilt § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind aufzuzeichnen, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, und zwei Jahre aufzubewahren. Kontrolliert wird das vom Zoll, das Bußgeld kann bis zu 50.000 € betragen (§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG).
Unabhängig davon besteht seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) für alle Arbeitgeber die Pflicht, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Eine bestimmte Form ist bisher nicht vorgeschrieben.
Wie lange muss ich Kassendaten aufbewahren?
Zehn Jahre – auch die Daten aus einer Kasse, die längst ersetzt wurde, und auch die Daten einer ausgebauten TSE. Deshalb darf eine alte TSE beim Austausch nicht einfach entsorgt werden; die Daten müssen vorher exportiert und gesichert werden.
Wenn Sie nicht sicher sind, wo Ihre Altdaten liegen: rufen Sie an, wir sehen gemeinsam nach.
TSE und Technik
Was ist eine TSE – und was passiert, wenn sie ausfällt?
Die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) signiert jeden Vorgang und macht ihn damit fälschungssicher. Sie ist seit 2020 vorgeschrieben.
Fällt sie aus, ist das kein Grund zu schließen – aber es ist auch nichts, was man laufen lassen darf. Sie müssen Ausfallzeit und Ausfallgrund festhalten, weiterhin Belege ausgeben und den Defekt unverzüglich beheben lassen (Anwendungserlass zur Abgabenordnung zu § 146a, Nr. 1.14). Die meisten Kassen vermerken den Ausfall automatisch auf dem Bon.
Mein TSE-Zertifikat läuft ab. Was muss ich tun?
Sehen Sie zuerst nach, wann. Das Ablaufdatum steht bei vielen Systemen auf dem Kassenbon („Zertifikat gültig bis") oder im Kassenmenü.
Ein häufiger Irrtum: Das Zertifikat läuft nicht fünf Jahre ab Einbau ab. Es hat ein festes Datum, das der Hersteller vergeben hat. Zwei baugleiche Geräte können am selben Tag ablaufen, egal wann sie eingebaut wurden. Rechnen hilft nicht, nachsehen schon.
Nach Ablauf kann die TSE nicht mehr signieren – rechtlich ist das ein TSE-Ausfall (siehe oben). Planen Sie den Austausch also vorher ein.
Darf ich Preise und Artikel selbst ändern?
Ja. Aber machen Sie vorher einen Kassenabschluss und buchen Sie erst danach wieder. Die DSFinV-K verlangt das ausdrücklich, weil die Stammdaten zu jedem Kassenabschluss mitgeschrieben werden. Ändern Sie mitten im laufenden Abschluss etwas, passen die aufgezeichneten Stammdaten nicht mehr zu allen Buchungen dieses Zeitraums.
Die einfachste Gewohnheit: Programmieren ist Feierabendarbeit.
Das gilt übrigens auch für Bediener – auch ein neuer Mitarbeiter gehört zu den Stammdaten.
Warum stimmt mein Kassensturz nicht?
Der häufigste Grund: Das Wechselgeld am Morgen wurde nicht als Einlage oder Vortrag gebucht. Nach dem Z-Bon steht der Soll-Bestand auf 0,00 € – liegen morgens 300 € in der Schublade, ohne dass die Kasse davon weiß, ist die Differenz da, bevor der erste Gast kommt.
Die meisten Systeme können den Endbestand automatisch als Anfangsbestand übernehmen. Wir richten das ein.
Buchhaltung und Steuerberater
Mein Buchhaltungsbüro arbeitet nicht mit DATEV. Komme ich trotzdem an meine Daten?
Ja. DATEV ist nur ein Übertragungsweg, nicht das Format. Ihre Kasse speichert im gesetzlich vorgeschriebenen Standard DSFinV-K – herstellerunabhängig und an keine bestimmte Buchhaltungssoftware gebunden.
Über myVectron erzeugen Sie den DSFinV-K-Export und übergeben ihn dem Büro, das ihn über dieselbe vorgeschriebene Schnittstelle einliest. Klären Sie vorab nur, dass die dortige Software DSFinV-K einlesen kann.
Kann ich vorher selbst prüfen, ob meine Kassendaten in Ordnung sind?
Ja, und zwar kostenlos. Unter fiskal.hansekassen.net laden Sie Ihren DSFinV-K-Export hoch und sehen in Sekunden, ob er technisch schlüssig ist – elf Prüfbereiche, ohne Anmeldung. Ihre Rohdaten werden nach der Prüfung gelöscht.
Wichtig zum Verständnis: Geprüft wird die technische Konsistenz Ihres Exports, nicht Ihre Buchführung. Ein grünes Ergebnis heißt, dass die Datei in sich stimmt – nicht, dass eine Prüfung folgenlos bliebe. Ein roter Befund dagegen ist etwas, das Sie besser jetzt sehen als in Anwesenheit eines Prüfers.
→ Wie der Fiskal-Check funktioniert
→ Förmliches DSFinV-K-Gutachten
Wie verbuche ich Trinkgeld, das per Karte kommt?
Getrennt vom Betriebsumsatz – sonst wird daraus rechnerisch Ihr Geld. Wir richten dafür eine eigene Trinkgeld-Taste ein, damit es als durchlaufender Posten läuft.
Trinkgeld an Arbeitnehmer ist nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei. Sammeln und gebündelt auszahlen ist möglich; entscheidend ist, dass Sie das Geld nur verwalten und nicht selbst über die Verteilung bestimmen.
→ Trinkgeld richtig verbuchen
→ Trinkgeld sammeln und monatlich auszahlen
Gutscheine: Wann fällt die Umsatzsteuer an?
Das hängt vom Typ ab, und die beiden werden regelmäßig verwechselt:
- Einzweckgutschein (Leistungsort und geschuldete Steuer stehen bei Ausstellung fest – § 3 Abs. 14 UStG): Umsatzsteuer fällt beim Verkauf an.
- Mehrzweckgutschein (z. B. ein Wertgutschein fürs Restaurant, Speisen 7 % oder Getränke 19 %): Umsatzsteuer fällt erst bei der Einlösung an.
Wer das vertauscht, führt die Steuer zum falschen Zeitpunkt ab. Die Kasse kann beides sauber trennen – vorausgesetzt, sie ist entsprechend programmiert.
Was gilt bei der Mehrwertsteuer auf Speisen?
Seit dem 01.01.2026 gilt für Speisen in der Gastronomie dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 %. Getränke bleiben bei 19 % – alkoholische wie alkoholfreie.
Der häufigste Fehler zeigt sich erst später: ein nach der Umstellung neu angelegtes Getränk, das versehentlich den Speisen-Steuersatz bekommt. Das fällt oft erst bei der Betriebsprüfung auf – und dann rückwirkend.
Was muss ich zur E-Rechnung wissen?
Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 01.01.2025. Das Versenden kommt gestaffelt: ab 01.01.2027 für Betriebe, die im Jahr 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatten, ab 01.01.2028 für alle.
Achten Sie auf das Bezugsjahr – das Umsatzjahr liegt immer vor dem Pflichtjahr. Und: eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Kosten und Zusammenarbeit
Was kostet ein Kassensystem bei Ihnen?
Bei uns wird gemietet, nicht gekauft – Sie brauchen also keine große Einmalinvestition. Duratec SMART beginnt bei 34,90 € im Monat, inklusive TSE, Fiskalarchiv, DATEV-Anbindung und Service.
Was Ihre Konfiguration kostet, rechnen Sie am besten selbst durch:
Was kostet die Kartenzahlung?
Bei Shift4 One: 1,19 % pro Kartenzahlung – auf alle Karten, girocard eingeschlossen. Keine Grundgebühr, keine Terminalmiete.
Der Prozentsatz allein sagt allerdings wenig. Prüfen Sie Ihre eigene Abrechnung: Gesamtkosten geteilt durch Anzahl der Transaktionen. Gerade bei kleinen Beträgen entscheidet nicht der Prozentsatz, sondern eine feste Gebühr je Vorgang – und die Beträge werden kleiner: Der Durchschnitt lag im ersten Halbjahr 2026 bei 36,12 €.
→ Shift4 One und der Ersparnis-Rechner
→ Warum die Beträge immer kleiner werden
Meine Kasse funktioniert nicht. Wen erreiche ich?
Telefon 03831 393851, Montag bis Freitag 08–17 Uhr. Außerhalb der Zeiten beantwortet unser KI-Assistent unter support.hansekassen.net viele Fragen sofort.
Halten Sie bereit, was auf dem Display steht – Fehlernummer oder Meldung im Wortlaut. Das spart am Telefon die Hälfte der Zeit.
Wenn die TSE betroffen ist, notieren Sie ab sofort Ausfallzeit und Grund. Belege müssen weiter ausgegeben werden.
Wie schnell sind Sie im Störungsfall vor Ort?
Schnell – weil wir selbst fahren. Kein Umweg über einen externen Servicepartner, keine Wartezeit auf einen Techniker aus einer anderen Region. Unser Schwerpunkt liegt in Vorpommern und dem östlichen Mecklenburg; wo genau wir überall hinkommen, sagen wir Ihnen am Telefon.
Vieles lässt sich ohnehin per Fernwartung lösen, ohne dass jemand fahren muss. Und wann wir bei Ihnen sein können, bekommen Sie verbindlich am Telefon: 03831 393851 – nicht als Versprechen auf einer Webseite.
Liefern Sie auch außerhalb von Mecklenburg-Vorpommern?
Beim Kartenterminal ja – bundesweit. Shift4 One kommt zu Ihnen, egal wo Sie sitzen; für die Einrichtung brauchen Sie uns nicht vor Ort.
Bei Kassensystemen ist es anders. Dort gehört der Service dazu: Einrichtung, Schulung, und jemand, der kommt, wenn abends etwas klemmt. Das können wir nur dort seriös zusagen, wo wir auch hinfahren. Wenn Sie weiter weg sitzen und trotzdem mit uns arbeiten wollen – rufen Sie an, wir sagen Ihnen ehrlich, ob das für Sie funktioniert.
Betreuen Sie auch Kassen, die nicht von Ihnen stammen?
Nein. Wir betreuen die Systeme, die wir auch liefern – Vectron und Duratec. Für Fremdfabrikate sind wir nicht der richtige Ansprechpartner.
Wenn Sie überlegen zu wechseln: Rufen Sie an, wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich das für Sie rechnet – auch wenn die Antwort mal nein ist.
Wie lange läuft der Mietvertrag für ein Kassensystem?
24 Monate. Dafür fällt keine große Einmalinvestition an, und TSE, Fiskalarchiv, DATEV-Anbindung, Updates und Service sind enthalten.
Das betrifft die Kassenmiete. Für das Kartenterminal Shift4 One gelten eigene Konditionen – dort fallen weder Grundgebühr noch Terminalmiete an.
Brauche ich einen Wartungsvertrag bei Ihnen?
Nein – einen eigenen Wartungsvertrag bieten wir nicht mehr an.
Ihre Vertragspartner sind Vectron beziehungsweise Shift4. Wir sind Ihr Servicepartner vor Ort: Wir richten ein, schulen, warten und kommen, wenn etwas klemmt. Sie haben also einen Ansprechpartner für die Technik, ohne einen zusätzlichen Vertrag bei uns.
Wo sind Sie tätig?
Wir sitzen in Stralsund und betreuen Betriebe in Mecklenburg-Vorpommern – unter anderem in Stralsund, Greifswald, Rostock, auf Rügen und auf Usedom. Die Kassensysteme Nord-Ost GmbH ist seit 1990 am Markt und betreut über 2.000 Betriebe.
Ihre Frage ist nicht dabei?
Rufen Sie an – 03831 393851, Mo–Fr 08–17 Uhr. Oder fragen Sie rund um die Uhr unseren KI-Support-Chat. Wenn wir eine Frage öfter hören, landet sie hier.
Stand: 03.09.2026. Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Kassensysteme Nord-Ost GmbH ist kein Steuerberater und keine Rechtsanwaltskanzlei. Wir richten Kassensysteme ein und erklären, was die Technik können muss – wie Ihr Einzelfall steuerlich und rechtlich zu behandeln ist, entscheidet Ihr Steuerberater. Angaben zu Gesetzentwürfen geben den Stand des Verfahrens wieder und können sich ändern.