Kassensysteme Nord-Ost GmbH
Vectron Smart · Kasseninstallation

So läuft Ihre Installation ab

Alles, was Sie als Kunde vorbereiten müssen – übersichtlich nach Phasen aufgeteilt. Wählen Sie Ihre Situation:

Willkommen bei Hansekassen – Ihr Weg zur eigenen Vectron Smart

Als Neukunde begleiten wir Sie von der ersten Beratung bis zum ersten Kassenschlag. Damit der Installationstermin reibungslos klappt, bereiten Sie bitte die folgenden Unterlagen und Informationen vor.

Phase 1–3Vorab
Phase 41–2 Wochen vorher
Phase 5Installationstag
Phase 6Danach
1
Unternehmens- und Steuerdaten bereithalten
Sofort
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  • Vollständiger Firmenname und Rechtsform (GbR, GmbH, Einzelunternehmen …)
  • Anschrift des Unternehmens – genau wie im Gewerberegister
  • Steuernummer (ausgestellt vom Finanzamt)
  • Umsatzsteuer-ID (falls vorhanden, z. B. DE…)
  • Name des zuständigen Finanzamts
  • SEPA-Bankverbindung (IBAN + BIC) für das Lastschriftmandat
  • Kontaktdaten des Inhabers / Geschäftsführers (E-Mail + Mobilnummer)
⚠️ Ab 01.01.2025 gilt die Kassenmeldepflicht: Ihr neues Kassensystem muss innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme beim Finanzamt gemeldet werden. Wir unterstützen Sie dabei.
2
Infrastruktur am Aufstellort prüfen
Vor Bestellung
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  • Stabile Internetverbindung vorhanden (DSL/Kabel/LTE, mind. 10 Mbit/s) – Vectron Smart benötigt Internet für Cloud, TSE und Payment
  • WLAN-Signal am geplanten Kassenstandort ausreichend stark
  • Steckdose in unmittelbarer Nähe (230 V, idealerweise Dauerstromanschluss)
  • Netzwerkrouter erreichbar und zugänglich für unseren Techniker
  • Aufstellfläche reserviert: mind. 40 × 50 cm, eben und staubarm
💡 Unser Techniker prüft gemeinsam mit Ihnen den Netzwerkzugang. Falls kein stabiles WLAN vorhanden ist, besprechen wir Alternativen (LAN-Kabel, LTE-Router).
3
Artikel, Preise und Sortiment zusammenstellen
2–3 Wochen vorher
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Die Programmierung Ihrer Kasse ist der wichtigste Vorbereitungsschritt. Je vollständiger Ihre Liste ist, desto schneller kann Ihre Kasse sofort produktiv eingesetzt werden.

  • Vollständige Artikelliste / Speisekarte mit allen Produkten, Varianten und Größen (Excel, Word oder PDF)
  • Verkaufspreise für jeden Artikel (brutto inkl. MwSt.)
  • MwSt.-Zuordnung je Artikel: 19 % (Standard), 7 % (Lebensmittel / Außerhaus), ggf. Sondersätze
  • Warengruppen / Kategorien (z. B. Vorspeisen, Hauptgerichte, Getränke oder Elektronik, Textilien, Zubehör …)
  • Sonderpreise: Happy Hour, Mittagstisch, Rabattgruppen – falls gewünscht
  • Tischplan (Gastronomie): Anzahl Tische, Raumaufteilung, Tischnummern – gerne als Skizze oder Foto
  • Zahlungsarten: Bar, Kartenzahlung (Shift4), auf Rechnung, Voucher …
📋 Schicken Sie uns die Artikelliste mindestens 5 Werktage vor dem Termin – dann ist Ihre Kasse fertig programmiert und Sie können sofort loslegen.
4
Mitarbeiterdaten und Benutzerkonten vorbereiten
1–2 Wochen vorher
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  • Mitarbeiterliste mit Vor- und Nachnamen aller Personen, die die Kasse bedienen werden
  • Berechtigungsgruppen: Wer darf was? (z. B. Chef = alle Rechte, Service = nur Buchungen)
  • Anmeldeart: PIN-Code oder Kellnerschlüssel / Chip-Karte?
  • Chef-PIN: Überlegen Sie sich einen Zugangscode für den Manager-Bereich (mind. 4-stellig)
5
Am Installationstag – Das brauchen Sie vor Ort
Installationstag
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  • Ansprechpartner anwesend: Inhaber oder bevollmächtigte Person während der gesamten Installation
  • WLAN-Passwort (WPA2-Key) griffbereit
  • Zugang zum Router (physisch oder Admin-Login, falls Portfreigaben nötig)
  • Bondrucker-Papier: 80 mm Breite – wir bringen zur Erstinstallation eine Rolle mit
  • Kleingeld für den Testbetrieb der Kassenlade
  • Zeit einplanen: Eine Komplettinstallation mit Einweisung dauert ca. 2–4 Stunden
🎓 Nach der Installation erhalten Sie eine persönliche Einweisung in Ihre Vectron Smart. Bringen Sie gerne Ihre Mitarbeiter mit – wir erklären die wichtigsten Abläufe direkt am System.
6
Nach der Installation – Die ersten Schritte
Danach
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  • Kassenmeldung beim Finanzamt (Pflicht!): Wir stellen Ihnen TSE-Seriennummer und alle nötigen Daten bereit – Meldung über ELSTER innerhalb von 1 Monat
  • Testtransaktionen: Buchen Sie einige Artikel, stornieren Sie einen Posten und drucken Sie den ersten Z-Bericht
  • myVectron Cloud-Zugang einrichten: Zugangsdaten kommen per E-Mail – richten Sie Mobile Reporting ein
  • Payment-Terminal testen: Führen Sie eine Testzahlung mit Ihrer eigenen Karte durch
  • Teamschulung: Zeigen Sie allen Mitarbeitern Buchung, Storno, Tagesabschluss und Tischabrechnung
📞 Bei Fragen nach der Installation: Unser Support ist für Sie da – über support.hansekassen.net oder direkt telefonisch bei Ihrem Techniker.

Upgrade oder Erweiterung Ihres bestehenden Vectron-Systems

Als Bestandskunde kennen wir Ihr System bereits. Ein Wechsel auf Vectron Smart oder eine Erweiterung ist oft in einem einzigen Termin erledigt. Bitte bereiten Sie trotzdem folgende Punkte vor.

Phase 1–2Vorab klären
Phase 31 Woche vorher
Phase 4Umstellungstag
Phase 5Danach
1
Art der Umstellung festlegen
Sofort
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Teilen Sie uns bitte vor dem Termin mit, was genau umgestellt werden soll:

  • Wechsel auf Vectron Smart Komplettpaket (bisher Einzelkauf → jetzt Miete inkl. Payment & Cloud)
  • Hardware-Upgrade: Alte Kasse bleibt, neue Hardware kommt hinzu (z. B. Zusatz-Tablet, zweites Terminal)
  • Software-Update / myVectron-Aktivierung: Bestehende Hardware, neue Cloud-Dienste werden freigeschaltet
  • Payment-Terminal ergänzen: Shift4-Kartenterminal an bestehende Kasse anschließen
  • Kassenerweiterung: Zweite Kasse im selben Betrieb (Netzwerkverbund)
✅ Unsicher, welche Option für Sie passt? Rufen Sie uns einfach an – wir schauen gemeinsam, welcher Weg der schnellste und günstigste ist.
2
Bestandsdaten sichern und bereitstellen
Vorab
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  • Seriennummer Ihrer aktuellen Kasse notieren (Rückseite des Geräts oder im myVectron-Portal)
  • TSE-Seriennummer bereithalten (steht auf dem TSE-Stick oder im Kassenjournal)
  • Offene Vorgänge abschließen: Bitte am Vortag oder Morgen des Installationstages einen Z-Abschluss durchführen
  • myVectron-Backup prüfen: Wann wurde zuletzt gesichert? (Anmeldung unter my.vectron.de)
  • Preisänderungen melden: Falls sich seit der letzten Programmierung Artikel oder Preise geändert haben, bitte vorab mitteilen
⚠️ Bitte keinen Z-Abschluss am Installationstag selbst durchführen, bevor unser Techniker da ist – er übernimmt das in der richtigen Reihenfolge gemeinsam mit Ihnen.
3
Änderungen am Sortiment oder Setup melden
1 Woche vorher
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  • Neue Artikel oder Preisänderungen – als Liste (Excel, E-Mail oder per WhatsApp)
  • Veränderte MwSt.-Sätze (z. B. neue Produktgruppen mit 7 %)
  • Neue Mitarbeiter mit Kassenzugang (Name + gewünschte Berechtigungsebene)
  • Tischplan-Änderungen (Gastronomie: Umbauten, neue Terrasse, geänderte Raumnummern)
  • Neue Zahlungsarten oder Sonderrabatte, die aktiviert werden sollen
4
Am Umstellungstag – Was Sie bereithalten müssen
Umstellungstag
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  • Ansprechpartner anwesend: Inhaber oder erfahrene Führungskraft – kein laufender Betrieb während der Umstellung
  • Kasse eingeschaltet und zugänglich
  • WLAN-Passwort bereithalten (falls Netzwerkänderungen nötig)
  • Altes Zubehör griffbereit: Bondrucker-Stecker, Kassenladenverbindung, vorhandene TSE-Module
  • Zeit einplanen: Upgrade-Termine dauern je nach Umfang ca. 1–3 Stunden
🔄 Wir übernehmen Ihre bestehenden Programmierdaten, soweit technisch möglich – Sie müssen Ihr Sortiment nicht neu eingeben.
5
Nach der Umstellung – Checkliste für den ersten Tag
Danach
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  • Probebuchung: 2–3 Artikel buchen, Bon drucken – stimmt alles?
  • Payment-Terminal testen (falls Shift4 neu): Testtransaktion mit eigener Karte
  • myVectron-Portal prüfen: Läuft die Cloud-Synchronisation? Erscheinen Umsätze in Echtzeit?
  • Kassenmeldepflicht: Falls die Seriennummer gewechselt hat (neue Hardware), muss die neue Kasse beim Finanzamt gemeldet werden
  • Team informieren: Alle Änderungen und neue Funktionen mit Mitarbeitern durchgehen
📞 Unser Techniker hinterlässt Ihnen seine direkte Telefonnummer. Bei Fragen in den ersten Tagen: Einfach anrufen!

Systemwechsel – was muss mit der alten Kasse passieren?

Beim Kassenwechsel sind gesetzliche Pflichten zu erfüllen: Die alte Kasse muss ordnungsgemäß abgeschlossen, archiviert und beim Finanzamt abgemeldet werden. Erst dann darf die neue Kasse gemeldet werden.

Phase 1–3Vor Abschaltung
Phase 4Wechseltag
Phase 5–6Danach (1 Monat!)
1
Letzten Z-Abschluss auf der alten Kasse durchführen
Vor Abschaltung
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  • Kassiervorgang vollständig abschließen: Alle offenen Tische und Vorgänge müssen vorher abgerechnet sein – erst wenn kein Vorgang mehr offen ist, kann der Z-Abschluss durchgeführt werden
  • Z-Abschluss (Tagesabschluss) auf der alten Kasse durchführen – dieser schließt die TSE-Signaturkette ab und ist gesetzlich zwingend erforderlich
  • Z-Bon aufbewahren: Alle Z-Belege der alten Kasse 10 Jahre lang archivieren (physisch oder digital)
⚠️ Wenn die alte Kasse defekt ist: Kein Z-Abschluss möglich? Dann muss das Gerät zum Auslesen zu einem Fachbetrieb. Ein fehlender Abschluss bei Defekt ist dokumentationspflichtig. Wir helfen Ihnen dabei.
2
Fiskaldaten (DSFinV-K) sichern – Ihre Umsatz- und Transaktionsdaten
Vor Abschaltung
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Was sind Fiskaldaten? Die Fiskaldaten (DSFinV-K-Export) enthalten alle Ihre Kassenumsätze: jeden Bon, jeden Z-Abschluss, alle Artikel mit Preisen und MwSt.-Sätzen – im gesetzlich vorgeschriebenen Format. Diese Daten sind für das Finanzamt relevant und müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.

  • DSFinV-K-Export erstellen: Im myVectron-Portal unter „Datenexport" – den gesamten Betriebszeitraum der alten Kasse exportieren
  • Export sicher archivieren – an mindestens 2 verschiedenen Orten: USB-Sticks und externe Festplatten können nach wenigen Jahren ausfallen – für 10 Jahre Aufbewahrungspflicht nicht ausreichend zuverlässig
  • Zusätzlich in einer zweiten Cloud sichern: Google Drive, Dropbox oder OneDrive als unabhängige Kopie – so sind die Daten auch bei Hardware-Ausfall sicher
  • Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre – auch nach Entsorgung der Kasse und Kündigung von myVectron!
🚨 Wichtig bei myVectron-Kündigung: Wenn Sie myVectron kündigen oder Ihre Filiale im Portal löschen, werden alle Daten unwiderruflich gelöscht – inklusive Ihrer gesamten Umsatzhistorie. Sichern Sie den DSFinV-K-Export zwingend vor der Kündigung. Erst exportieren, dann kündigen! Die Kündigung selbst erfolgt per E-Mail an contract@vectron.de.
💿 Unser Tipp: Archivierung auf CD durch Hansekassen. USB-Sticks und Festplatten können nach wenigen Jahren den Geist aufgeben – für die gesetzlichen 10 Jahre keine zuverlässige Lösung. Wir brennen Ihre Fiskaldaten auf eine Archiv-CD, die für 30 Jahre ausgelegt ist. Sprechen Sie uns einfach an.
3
TSE-Daten sichern – die kryptografischen Signaturdaten
Vor Abschaltung
▶

Was sind TSE-Daten? Die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ist ein separates Sicherheitsmodul, das jeden Kassenvorgang mit einer kryptografischen Signatur versiegelt. Diese Signaturdaten sind der Beweis, dass Ihre Kassendaten nicht manipuliert wurden – und sie sind getrennt von den Fiskaldaten. Sie brauchen beide!

  • Bei USB-TSE (Swissbit / Epson): Den TSE-Stick physisch aufbewahren – er ist Teil des gesetzlichen Kassenarchivs und darf 10 Jahre lang nicht gelöscht oder formatiert werden
  • Bei Cloud-TSE (Vectron myVectron Cloud): TSE-Export aus dem myVectron-Portal herunterladen – vor der Kündigung! Nach Kündigung sind diese Daten nicht mehr abrufbar
  • TSE-Seriennummer notieren: Steht auf dem Stick oder im Portal – wird für die ELSTER-Abmeldung benötigt
⚠️ Zwei getrennte Sicherungen notwendig! Fiskaldaten (DSFinV-K) und TSE-Daten sind zwei verschiedene Datenpakete. Beide müssen separat gesichert werden. Erst wenn beides gesichert ist, darf myVectron gekündigt oder die Filiale gelöscht werden.
💿 Archivierung auf CD durch Hansekassen. Auch Ihre TSE-Daten können wir auf Archiv-CD brennen – sicher für 30 Jahre und unabhängig von Cloud-Zugängen oder USB-Sticks, die irgendwann den Geist aufgeben. Fragen Sie uns einfach.
4
Neue Kasse in Betrieb nehmen
Wechseltag
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  • Alte Kasse vollständig abschalten – erst nach erfolgtem Z-Abschluss und Datensicherung
  • Neue Kasse starten und TSE aktivieren lassen (unser Techniker übernimmt das)
  • Erste Testtransaktion auf der neuen Kasse durchführen und Z-Bericht drucken
  • Neues System-Datum notieren: Der Inbetriebnahmetag ist das Datum für die ELSTER-Meldung
✅ Unser Techniker führt Sie durch den gesamten Wechselprozess und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Schritte korrekt durchgeführt werden.
5
Alte Kasse beim Finanzamt abmelden (ELSTER)
⏰ Frist: 1 Monat!
▶
  • ELSTER-Portal öffnen (elster.de) – Mein ELSTER → Formulare → Kassenmeldung
  • Abmeldung der alten Kasse innerhalb von 1 Monat nach Außerbetriebnahme (§ 146a AO)
  • Folgende Daten bereithalten: TSE-Seriennummer, Kassenseriennummer, Datum der Außerbetriebnahme
  • Bestätigung speichern: Den ELSTER-Beleg der Abmeldung archivieren
⚠️ Frist: 1 Monat! Die Abmeldung muss spätestens einen Monat nach dem letzten Betriebstag der alten Kasse beim Finanzamt eingereicht sein. Wir stellen Ihnen alle benötigten Daten bereit.
6
Neue Kasse beim Finanzamt anmelden (ELSTER)
⏰ Frist: 1 Monat!
▶
  • ELSTER-Portal: Neue Kassenmeldung für die neue Kasse einreichen
  • Anmeldung der neuen Kasse innerhalb von 1 Monat nach Inbetriebnahme (§ 146a AO)
  • Folgende Daten: Neue TSE-Seriennummer, neue Kassenseriennummer, Datum der Inbetriebnahme
  • Wir liefern alle Daten: TSE-Seriennummer, Gerätedaten und Zertifikatsinformationen stellen wir Ihnen nach der Installation zur Verfügung
  • Tipp für myVectron-Kunden: Mit einem Vectron Digitalpaket können Sie die fertige XML-Datei für ELSTER direkt aus Ihrem myVectron-Portal herunterladen und müssen die Daten nicht manuell eingeben
  • Bestätigung speichern: ELSTER-Beleg der Anmeldung aufbewahren
📋 Beide Meldungen in einem Schritt: Wenn Sie auf ELSTER sind, können Sie Ab- und Anmeldung direkt nacheinander erledigen. Wir bereiten Ihnen alle Daten in einer übersichtlichen Checkliste vor.

🔒 Gesetzliche Pflichten – das gilt für alle Kunden

TSE-Pflicht
Jede Vectron Smart enthält eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) – gesetzlich vorgeschrieben seit 2021. Wir liefern und aktivieren sie.
Kassenmeldepflicht 2025
Neue und geänderte Kassensysteme müssen beim Finanzamt gemeldet werden (§ 146a AO). Wir stellen alle Daten bereit – Sie melden per ELSTER.
Belegausgabepflicht
Jeder Kassiervorgang muss mit einem Bon abgeschlossen werden (Papier oder digital). Vectron Smart unterstützt beide Varianten.
Aufbewahrungspflicht
Kassendaten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Das digitale Archiv in myVectron Cloud erledigt das automatisch für Sie.

Bereit für Ihre Vectron Smart?

Wir vereinbaren gemeinsam Ihren Wunschtermin und begleiten Sie Schritt für Schritt. Melden Sie sich – wir sind für Sie da.

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