Kassenpflicht ab 2028 – Was Gastronomen und Händler jetzt wissen müssen

Zur Kassenpflicht ab 2028 liegt seit dem 05. August 2026 ein Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vor. Er sieht einen neuen § 146b AO vor. Wichtig vorweg: Das ist ein Gesetzentwurf, noch kein geltendes Recht – im Verfahren kann sich daran noch etwas ändern.

Was der Entwurf vorsieht: Betriebe, deren Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG 100.000 Euro im Kalenderjahr übersteigt, müssen ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden. Maßgeblich ist der Umsatz des Jahres 2027 – die Pflicht greift dann ab dem 01. Januar 2028.

Wer ist betroffen? Mehr, als die meisten denken

Der Entwurf nennt drei Gruppen – und die dritte wird regelmäßig übersehen:

„Steuerpflichtige, die einen land- und forstwirtschaftlichen oder einen gewerblichen Betrieb unterhalten oder freiberuflich tätig sind und deren Gesamtumsatz … 100 000 Euro im Kalenderjahr überschreitet, müssen ein elektronisches Aufzeichnungssystem … verwenden."

§ 146b Abs. 1 AO in der Fassung des Referentenentwurfs

„Freiberuflich tätig" schließt Ärzte, Zahnärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten und Heilpraktiker ein. Gewerbetreibende sind ohnehin erfasst – vom Dachdecker über den Friseur bis zur Kfz-Werkstatt. Es geht also längst nicht nur um Gastronomie und Einzelhandel.

Zur Größenordnung kursieren sehr unterschiedliche Zahlen. Wir nennen bewusst keine: Die im Entwurf genannten 114.800 Kassen stammen aus der Kostenschätzung des Gesetzgebers und beziffern neu anzuschaffende Geräte – nicht die Zahl der betroffenen Betriebe. Wer heute Bargeld annimmt und Quittungen von Hand schreibt, kommt darin gar nicht vor.

„Wir nehmen kaum Bargeld" – das schützt nicht. Und „nur Karte" auch nicht.

Der häufigste Einwand lautet: Bei uns zahlt fast jeder mit Karte. Das hilft nicht – und zwar nicht wegen einer Auslegung, sondern weil es im Entwurf selbst steht. Die Begründung zum Referentenentwurf sagt, welche Zahlungen erfasst werden müssen:

„Die Pflicht zur Erfassung gilt für alle Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben, Entnahmen, Einlagen und durchlaufende Posten, es sei denn, diese Zahlungsflüsse werden unbar in Form von Lastschriften oder Überweisungen über ein Konto des Steuerpflichtigen abgewickelt. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass alle Barzahlungen und auch alle Zahlungen mittels Debit- oder Kreditkarten über das elektronische Aufzeichnungssystem erfasst werden müssen."

Begründung zum Referentenentwurf vom 05.08.2026

Draußen bleibt also nur, was per Überweisung oder Lastschrift über das Konto läuft. Wer an der Theke, am Tresen oder an der Tür kassiert – egal ob bar oder mit Karte –, ist bei Überschreiten der Umsatzgrenze drin.

Konkret betroffen sind bei Überschreiten der Umsatzgrenze unter anderem:

• Gastronomie: Restaurants, Cafés, Bars, Imbisse, Bäckereien mit Stehcafé
• Einzelhandel: Boutiquen, Kioske, Blumenläden, Wochenmärkte
• Handwerk: Dachdecker, Kfz-Werkstätten, Maler, Elektriker
• Dienstleister: Friseure, Kosmetikstudios, Fahrschulen
• Freie Berufe: Ärzte, Zahnärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten
• Land- und Forstwirtschaft: Hofläden, Direktvermarkter

Was bedeutet das konkret?

Ab 2028 ist für betroffene Betriebe eine offene Ladenkasse nicht mehr zulässig. Stattdessen muss ein elektronisches Kassensystem eingesetzt werden, das:

• über eine zertifizierte TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) verfügt
• jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig und richtig aufzeichnet
• die Daten unveränderbar und maschinell auswertbar speichert
• dem Finanzamt gemäß § 146a AO gemeldet ist

Drei Punkte aus dem Entwurf, die selten genannt werden

• Schonfrist beim ersten Überschreiten – aber erst ab 2028: Wer die Grenze erstmals im Jahr 2028 oder später überschreitet, braucht die Kasse erst ab dem 1. April des Folgejahres (§ 146b Abs. 3 AO-E). Dazu kommt eine Mitteilungspflicht binnen eines Monats. Für 2027 gilt das nicht: Wer die Grenze 2027 überschreitet, ist nach der Übergangsvorschrift ab dem 01.01.2028 dran (Art. 100 Abs. 3 und 4 EGAO-E).
• Die Pflicht endet auch wieder: nach drei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren unterhalb der Grenze (§ 146b Abs. 2 AO-E).
• Befreiung in Härtefällen ist vorgesehen (§ 146b Abs. 4 AO-E, i. V. m. § 148 AO). Für weitere Ausnahmen per Rechtsverordnung liegt bereits ein Diskussionsentwurf vor – unter anderem für bestimmte Plattformleistungen und mit Nacherfassungspflichten für manche Außendienst- und mobile Umsätze. Auch das ist noch nicht beschlossen.

Und eine Entlastung: die Papier-Belegpflicht soll entfallen

Derselbe Entwurf sieht vor, die papierhafte Belegausgabepflicht zum 01.01.2028 abzuschaffen und durch eine Belegbereitstellungspflicht zu ersetzen. Der Bon muss dann bereitgestellt, aber nicht mehr zwingend gedruckt werden.

Warum Sie jetzt schon handeln sollten

Aus unserer Erfahrung wissen wir: Wenn eine Pflicht näher rückt, steigt die Nachfrage sprunghaft – und damit auch Lieferzeiten und Wartezeiten bei Schulungen. Wer frühzeitig umstellt, profitiert von:

• Stressfreier Einführung – genug Zeit für Schulung und Eingewöhnung
• Bessere Konditionen – aktuell attraktive Miet- und Servicepakete
• Sofortiger Nutzen – digitale Auswertungen, DATEV-Anbindung, Bestandskontrolle
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Stand: 31.08.2026. Grundlage ist der Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vom 05.08.2026 – ein Gesetzentwurf, der sich im Verfahren noch ändern kann. Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen und ist keine steuerliche Beratung. Für Ihren Einzelfall sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Zur Klarstellung: Die Kassensysteme Nord-Ost GmbH ist kein Steuerberater und keine Rechtsanwaltskanzlei.