04.03.2026 · 👁️ 583

E-Rechnung: XRechnung & ZUGFeRD – was Ihr Kassensystem können muss

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. In den kommenden Jahren wird auch das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen schrittweise zur Pflicht.

Die Zeitschiene im Überblick

Seit 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
Bis 31.12.2026: Übergangsphase – Papier- und PDF-Rechnungen dürfen noch versendet werden (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers)
Ab 01.01.2027: Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss E-Rechnungen versenden
Ab 01.01.2028: Alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich

Achten Sie auf das Bezugsjahr. Für die Stufe 2027 zählt Ihr Umsatz aus 2026 – also das laufende Jahr. Wer die Grenze dieses Jahr überschreitet, ist ab Januar 2027 dran. Dieselbe Konstruktion wie bei der geplanten Kassenpflicht: Das Umsatzjahr liegt immer vor dem Pflichtjahr.

Die Pflicht kommt also gestaffelt – aber sie kommt. Spätestens 2028 betrifft sie jeden, der im Inland Rechnungen an andere Unternehmen stellt. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024.

Nicht jede Rechnung ist betroffen. Ausgenommen von der Pflicht zur E-Rechnung sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV), Rechnungen von Kleinunternehmern und viele steuerfreie Umsätze. Für den Bewirtungsbeleg an der Theke ändert sich also meist nichts – für die Rechnung an den Firmenkunden über 250 € schon. (Ergänzt am 07.09.2026.)

Welche Formate gelten?

Zulässig ist jedes Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die beiden in Deutschland gebräuchlichen:

XRechnung – Reines XML-Format, maschinenlesbar, wird vor allem im öffentlichen Sektor eingesetzt. Für Menschen ohne Software nicht direkt lesbar.
ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – Hybridformat: Ein PDF mit eingebettetem XML. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen dabei nicht. Sowohl menschen- als auch maschinenlesbar. Ideal für die Gastronomie und den Einzelhandel.

Wichtig: Einfache PDF-Rechnungen per E-Mail gelten nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes!

Was plant Vectron?

Vectron arbeitet an der Integration beider Formate – XRechnung und ZUGFeRD – direkt in die Kassensysteme. Damit können Bewirtungsbelege und B2B-Rechnungen künftig direkt aus dem Kassensystem heraus als gesetzeskonforme E-Rechnung erstellt werden.

Das Brutto-Netto-Problem

Es gibt allerdings ein technisches Problem, das aktuell noch ungeklärt ist: Kassensysteme arbeiten typischerweise mit Bruttopreisen (inkl. MwSt). Die XRechnung dagegen verlangt Nettobeträge plus Steuer.

Das Problem: Wenn ein Artikel 11,99 € brutto kostet, ergibt die Rückrechnung auf netto bei 19% MwSt den Wert 10,07563... €. Rundet man diesen Nettobetrag und rechnet die Steuer wieder drauf, landet man bei 12,00 € statt 11,99 € – eine Rundungsdifferenz von 1 Cent.

Vectron hat diesbezüglich eine Anfrage an das BMF (Bundesministerium der Finanzen) gestellt, um eine offizielle Klärung zu erhalten, wie mit diesen Rundungsdifferenzen umzugehen ist. Die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) arbeitet parallel an einer europäischen Lösung mit Toleranzen für solche Abweichungen.

Aktueller Stand: Solange das BMF keine Antwort gegeben hat, kann Vectron die E-Rechnungsfunktion nicht final freigeben. Wir informieren Sie, sobald es eine Lösung gibt. Bis Ende 2026 dürfen Sie ohnehin noch reguläre Rechnungen ausstellen.

Was sollten Sie jetzt tun?

E-Mails empfangen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Betrieb eine E-Mail-Adresse hat, über die E-Rechnungen empfangen werden können
Steuerberater informieren: Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob und wie E-Rechnungen in Ihre Buchführung integriert werden
Kassensystem aktuell halten: Vectron und Duratec Kunden erhalten das E-Rechnungs-Update automatisch per Softwareupdate

Fragen? Kontaktieren Sie uns

Stand: 03.09.2026. Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Kassensysteme Nord-Ost GmbH ist kein Steuerberater und keine Rechtsanwaltskanzlei. Wir richten Kassensysteme ein und erklären, was die Technik können muss – wie Ihr Einzelfall steuerlich und rechtlich zu behandeln ist, entscheidet Ihr Steuerberater.

Stand: 04.03.2026. Der ausführliche Hinweis steht im Beitrag.