Erst Kassenabschluss, dann programmieren

Der Kern in einem Satz: Bevor Sie an Ihrer Kasse Stammdaten ändern – also Artikel, Preise, Warengruppen, Steuersätze oder Bediener – machen Sie einen Kassenabschluss. Erst danach wird wieder gebucht.

Warum das so ist

Ihre Kasse schreibt zu jedem Kassenabschluss die Stammdaten mit, die in diesem Zeitraum gegolten haben. Das ist gewollt, denn dadurch bleibt jeder Bon nachvollziehbar: Welcher Artikel, welcher Preis, welcher Steuersatz war zu diesem Zeitpunkt hinterlegt?

Ändern Sie mitten in einem laufenden Abschluss etwas, passen die aufgezeichneten Stammdaten nicht mehr zu allen Buchungen dieses Zeitraums. Ein Prüfer sieht dann Umsätze, die er den Stammdaten nicht eindeutig zuordnen kann.

Was die DSFinV-K dazu sagt

„Aus diesem Grund sind die Stammdaten zu jedem Kassenabschluss festzuhalten. Damit entfällt eine aufwendige Stammdaten-Historisierung. Um zu gewährleisten, dass die Stammdaten eindeutig dem jeweiligen Kassenabschluss zugeordnet werden können, ist sicher zu stellen, dass vor einer Stammdaten-Änderung ein Kassenabschluss erfolgt und erst anschließend wieder neu gebucht wird."

DSFinV-K, Tz. 3

Der zweite Satz ist die gute Nachricht: Sie müssen keine Änderungshistorie führen. Der Kassenabschluss erledigt das für Sie. Voraussetzung ist nur, dass er zum richtigen Zeitpunkt gemacht wird – vorher.

Was das im Alltag bedeutet

• Neuer Preis für das Schnitzel: Feierabend, Kassenabschluss, dann den Preis ändern. Nicht um 15 Uhr zwischen zwei Tischen.
• Zwanzig neue Artikel für die Wintersaison: Abschluss machen, Artikel anlegen, weiterarbeiten.
• Die Mehrwertsteuer ändert sich zum Monatsersten: Am letzten Tag des Monats den Abschluss fahren, dann umstellen.
• Ein neuer Mitarbeiter kommt dazu: Auch ein Bediener gehört zu den Stammdaten. Gleiche Regel.

Die einfachste Gewohnheit: Programmieren ist Feierabendarbeit. Wer Änderungen grundsätzlich nach dem Tagesabschluss macht, kann hier nichts falsch machen.

Was passiert, wenn man es nicht macht

Kein Bußgeld und keine Sperre – aber Ärger bei der nächsten Prüfung. Die Zuordnung von Umsätzen zu Stammdaten ist dann lückenhaft, und das muss erklärt werden. Im ungünstigen Fall zweifelt der Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung an, und daraus können Hinzuschätzungen werden.

Der Aufwand, es richtig zu machen, ist ein Knopfdruck. Der Aufwand, es hinterher zu erklären, ist deutlich größer.

Wenn Sie unsicher sind

Rufen Sie uns an, bevor Sie umprogrammieren. Ein Kassenabschluss ist in einer Minute gemacht – eine unvollständige Zuordnung im Fiskaljournal lässt sich nachträglich nicht mehr reparieren.

Dieser Beitrag erklärt die Anforderung aus der DSFinV-K in allgemeiner Form und ist keine steuerliche Beratung. Für die Beurteilung Ihres Einzelfalls sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.