Trinkgeld sammeln & monatlich auszahlen: steuerfrei oder Steuerfalle?

Immer mehr Gäste geben Trinkgeld per Karte. Viele Betriebe sammeln diese Beträge deshalb zunächst ein und zahlen sie gebündelt aus – oft einmal im Monat. Praktisch, aber steuerlich heikel. Denn ob das Trinkgeld steuerfrei beim Personal ankommt, entscheidet sich an einer einzigen Frage: Wer bestimmt, wer wie viel bekommt?

Die gute Nachricht zuerst

Trinkgeld an Ihre Mitarbeiter ist nach § 3 Nr. 51 EStG in unbegrenzter Höhe steuer- und sozialabgabenfrei – egal ob bar oder per Karte. Voraussetzung ist ein echtes Trinkgeld. Dafür müssen vier Punkte erfüllt sein:

• Vom Dritten: Das Geld kommt vom Gast, nicht vom Arbeitgeber.
• Freiwillig: Der Gast gibt es aus eigenem Antrieb.
• Kein Rechtsanspruch: Niemand hat einen Anspruch darauf.
• Zusätzlich: Es kommt obendrauf zum Rechnungsbetrag und dem Mitarbeiter persönlich zugute.

Sammeln und monatlich auszahlen – geht das steuerfrei?

Ja – das Sammeln und der spätere Auszahlungszeitpunkt sind nicht das Problem. Auch ein gemeinsamer Trinkgeld-Topf ("Pool") ist erlaubt. Entscheidend ist, in welcher Rolle Sie als Inhaber dabei auftreten.

✅ Steuerfrei bleibt es, wenn …

• Sie das Geld nur treuhänderisch verwalten (sammeln, verwahren, weitergeben).
• das Trinkgeld wirtschaftlich den Mitarbeitern gehört und nicht in den Betrieb übergeht.
• das Team selbst über die Verteilung entscheidet (vorab vereinbarter, transparenter Schlüssel).
• die Auszahlung als Trinkgeld dokumentiert wird – nicht als Lohnbestandteil über die Lohnabrechnung.

⛔ Steuerpflichtiger Arbeitslohn wird es, wenn …

• Sie als Chef die Verteilung bestimmen – dann gilt es als "Unternehmertrinkgeld" mit Lohnsteuer und Sozialabgaben.
• das Geld anonym in einen Topf fließt und vom Betrieb nach eigenem Ermessen verteilt wird.
• das Trinkgeld faktisch ins Betriebsvermögen übergeht.

Dass das Karten-Trinkgeld erst auf Ihrem Geschäftskonto landet und Sie es später weitergeben, zerstört die Steuerfreiheit nicht. Der Bundesfinanzhof hat bestätigt, dass der Arbeitgeber als eine Art Treuhänder bei Aufbewahrung und Verteilung eingeschaltet sein darf (BFH, Urteil vom 18.06.2015, VI R 37/14).

Achtung: Trinkgeld für den Inhaber ist immer steuerpflichtig

Die Steuerfreiheit gilt nur für Arbeitnehmer. Bekommen Sie als selbstständiger Inhaber oder Einzelunternehmer selbst Trinkgeld, ist das eine steuerpflichtige Betriebseinnahme.

So setzen Sie es in der Kasse sauber um

Damit die Abgrenzung bei einer Lohnsteuer-Prüfung Bestand hat, sollte das Trinkgeld nie mit dem Betriebsumsatz vermischt werden. Wir richten Ihnen dafür eine eigene "Trinkgeld Arbeitnehmer"-Taste (A-Konto) ein – so läuft das Geld als durchlaufender Posten und nicht als Umsatz. Bei der Auszahlung empfiehlt sich eine kurze Gegenzeichnung im Kassenbuch.

Wie das im Detail funktioniert, lesen Sie in unserem Beitrag Trinkgeld: So kommt es steuerfrei beim Personal an.

Kurz gesagt

• Sammeln und einmal monatlich auszahlen ist erlaubt und kann steuerfrei sein.
• Steuerfrei bleibt es nur, wenn das Team die Verteilung bestimmt und Sie nur verwalten.
• Bestimmt der Chef die Verteilung → steuerpflichtiger Arbeitslohn.
• Sauber vom Betriebsumsatz trennen und die Auszahlung dokumentieren.