Arbeitszeit erfassen: Die Pflicht gilt längst – das Gesetz kommt erst noch

Der Kern in einem Satz: Wer auf „das neue Arbeitszeitgesetz" wartet, wartet auf die falsche Sache. Die Pflicht, Arbeitszeit aufzuzeichnen, besteht bereits – im Gastgewerbe seit 2015, für alle anderen seit einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022.

Zwei Pflichten, die ständig verwechselt werden

Es gibt nicht eine Arbeitszeitpflicht, sondern zwei. Sie stammen aus verschiedenen Gesetzen, haben verschiedene Prüfer und verschiedene Folgen.

1. Die harte: § 17 Mindestlohngesetz

Diese Pflicht trifft Sie, wenn Sie Minijobber beschäftigen – oder wenn Ihr Betrieb zu den Branchen aus § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gehört. Dazu zählen unter anderem das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, das Baugewerbe, Speditionen, das Gebäudereinigungsgewerbe, Schausteller und die Fleischwirtschaft.

Für diese Betriebe gilt:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind aufzuzeichnen
• spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag
• die Aufzeichnungen sind zwei Jahre aufzubewahren

Eng begrenzte Ausnahmen für nahe Familienangehörige und für Beschäftigte oberhalb bestimmter Entgeltgrenzen regelt die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung. Ob Sie darunterfallen, klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Lohnbuchhaltung.

2. Die allgemeine: der BAG-Beschluss von 2022

Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden (Az. 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen und auch zu nutzen. Hergeleitet hat das Gericht die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz.

Kurios daran: In dem Verfahren ging es eigentlich um etwas anderes. Ein Betriebsrat wollte die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung erzwingen. Das Gericht hat ihm dieses Initiativrecht abgesprochen – mit der Begründung, es brauche es gar nicht, weil der Arbeitgeber ohnehin schon verpflichtet sei. Aus einer Absage an den Betriebsrat wurde so eine Pflicht für alle Arbeitgeber.

Was diese Pflicht nicht vorschreibt: eine bestimmte Form. Weder das Urteil noch das Arbeitsschutzgesetz verlangen ein elektronisches System. Ein sauber geführter Stundenzettel auf Papier erfüllt sie.

Und was ist mit dem neuen Gesetz?

Das steht weiterhin aus. Zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes liegt ein Referentenentwurf vor; die Bundesregierung hat im Koalitionsvertrag angekündigt, die Erfassung als elektronische Aufzeichnungspflicht auszugestalten. Beschlossen ist das nicht. Erwartet werden – wie bei der E-Rechnung – Übergangsfristen, gestaffelt nach Betriebsgröße.

Was Ihre Kasse damit zu tun hat

In den meisten Betrieben, die wir betreuen, meldet sich das Personal ohnehin an der Kasse an – per Chip, Schloss oder Code. Damit liegt die Information, wer wann da war, technisch bereits vor. Vectron-Systeme können daraus eine Zeiterfassung machen: Kommen und Gehen werden gestempelt und lassen sich auswerten.

Zwei Punkte gehören dazu, wenn Sie das einrichten:

• Bediener sind Stammdaten. Wer Mitarbeiter anlegt oder ändert, macht vorher einen Kassenabschluss – siehe Erst Kassenabschluss, dann programmieren.
• Es sind Personaldaten. Wo ein Betriebsrat besteht, hat er bei der Ausgestaltung mitzubestimmen. Und die Aufzeichnungen unterliegen dem Datenschutz – sie gehören nicht in eine frei zugängliche Auswertung.

Was wir für Sie tun können

Wir sehen uns an, ob Ihre vorhandene Kasse die Zeiterfassung kann, richten sie ein und zeigen Ihnen, wie Sie die Auswertung ziehen – in der Form, die Ihre Lohnbuchhaltung braucht. Wenn Ihre Aufzeichnung heute auf Zetteln läuft und funktioniert, sagen wir Ihnen das auch. 03831 393851

Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Kassensysteme Nord-Ost GmbH erbringt keine Rechtsberatung. Für die Beurteilung Ihres Betriebs sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Zur Klarstellung: Die Kassensysteme Nord-Ost GmbH ist kein Steuerberater und keine Rechtsanwaltskanzlei.